Cztery zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Pieniądze są niezbędne, aby państwo mogło sprawnie funkcjonować. Pieniądze te pochodzą z różnych podatków, które są zawarte w budżecie państwa. Państwo może nimi obracać. Podatki płacone przez przedsiębiorstwa, firmy i działalność gospodarczą muszą być monitorowane, aby nikt nie próbował ich zaniżać lub uchylać się od płacenia. Księgowość jest systemem, który monitoruje podatki. Każda firma musi prowadzić księgowość, ponieważ jest ona sercem rocznych sprawozdań finansowych.

Co to są księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe, najogólniej rzecz ujmując, są zbiorem zapisów księgowych, sald, obrotów, a także wykazów inwentaryzacyjnych (aktywów lub pasywów). Należą do nich dzienniki, księgi główne i księgi pomocnicze. Nazywane są również pełnymi księgami. Prowadzone są chronologicznie i systematycznie w oparciu o dowody księgowe. W księgach rachunkowych należy odnotować nazwę każdej jednostki, typ księgi oraz nazwę programu przetwarzania danych. Powinny być one przechowywane w bezpiecznym miejscu i wyraźnie oznaczone rokiem obrotowym, okresem sprawozdawczym i datą sporządzenia.

Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg rachunkowych?

Osoby fizyczne, spółki cywilne oraz spółki jawne, jeżeli ich dochód za rok poprzedzający nie przekroczył 2 000 000 euro. Kwota ta jest przeliczana na walutę polską według średniego kursu, który Narodowy Bank Polski ogłasza na pierwszy dzień października roku poprzedzającego.

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, bez względu na wysokość rocznego obrotu, dotyczy również podmiotów wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 1 - 3 - 7 ustawy o rachunkowości. Nie będziemy ich tu przytaczać. Pokrótce wymienimy:

• Spółki cywilne i spółki handlowe
• Jednostki organizacyjne, które działają na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej oraz przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wysokość osiąganych przychodów.
• Wszystko o gminach, powiatach i województwach oraz stowarzyszeniach.
• Jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej
• Przedstawicielstwa i oddziały przedsiębiorców zagranicznych
• Inne podmioty, jeżeli na realizację zadań zleconych otrzymują dotacje lub subwencje z budżetu

W ciągu 15 dni od dnia rozpoczęcia działalności gospodarczej, rozpoczęcia roku obrotowego lub zmiany formy prawnej należy otworzyć księgi rachunkowe. Należy je przechowywać przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, zgodnie z przepisami prawa podatkowego.

Dowiedz się więcej na temat rachunkowości i księgowości wchodząc na stronę https://fakturymanager.pl/

Jak powinny wyglądać księgi rachunkowe?

Kryteria te są jasno opisane w ustawie o rachunkowości. Stwierdza ona, że księgi rachunkowe muszą być dokładne i bezbłędne, sprawdzalne, aktualne i prowadzone na bieżąco. Co to oznacza?

1. Rzetelność - Księgi rachunkowe, które są skrupulatnie prowadzone, zawsze dają 100% opis stanu faktycznego. Księgi muszą dokładnie odzwierciedlać prawdę. Nie mogą niczego ukrywać, przeinaczać, ani upiększać.

2. Bezbłędne - księgi rachunkowe nie mogą zawierać błędów. Wszystkie dokumenty, które są przypisane do danego okresu działalności muszą być wprowadzone dokładnie i bezbłędnie.

3. Sprawdzalność - księgi rachunkowe są sprawdzalne, jeżeli można je zweryfikować pod względem poprawności, sald, działania zastosowanych procedur obliczeniowych oraz identyfikacji dowodów na każdym etapie przetwarzania danych. Aby księgi były sprawdzalne, muszą być chronologicznie uporządkowane i systematycznie wprowadzane. Możliwe jest powiązanie każdej księgi rachunkowej z dokumentem źródłowym.

4. Księgi rachunkowe należy prowadzić na bieżąco - nie można dopuścić do opóźnień. Aby uniknąć zaległości, należy dokonywać odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych w dniu każdej operacji gotówkowej, czekowej lub wekslowej.

Prawo stanowi również, że księgi muszą być trwale oznaczone zarówno nazwą jednostki, jak i rokiem obrotowym. Dzięki temu łatwo będzie można sprawdzić, kogo i jakiego okresu dotyczy dana księga. Kolejnym wymogiem jest to, aby księgi były przechowywane w sposób schludny i uporządkowany.