Faktury - co trzeba o nich wiedzieć?

Gubisz się w gąszczu przepisów? Nie masz pewności, czy należy wystawiać faktury czy rachunki? Jesteś ciekaw, jaka jest zależność między fakturami a paragonami? Jaka jest różnica między fakturą korygującą a notą korygującą? Fakturowanie to skomplikowany temat. Kwestie te spędzają sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Przygotowaliśmy krótki przewodnik po tym temacie, w którym opisujemy obowiązkowe elementy faktur oraz terminy ich wystawiania. Skupimy się na najczęstszych przypadkach wystawiania faktur, pomijając bardziej skomplikowane zagadnienia, które często dotyczą tylko nielicznych podatników.

Faktury

Faktury są powszechnie stosowanym dokumentem w obrocie gospodarczym. Ważne jest, aby odróżnić faktury od innych dokumentów.

Faktura, zgodnie z przepisami o podatku VAT, jest dokumentem w formie elektronicznej lub papierowej, który zawiera dane wymagane przez ustawę i oparte na niej przepisy.

Faktura elektroniczna to faktura, która może być wystawiona elektronicznie i otrzymana w dowolnym formacie. Faktury elektroniczne muszą być akceptowane przez odbiorcę. Możliwe jest jednoczesne wysyłanie wielu faktur elektronicznych do tego samego odbiorcy, ale dane wspólne dla wszystkich faktur mogą być udostępnione tylko raz, jeśli wszystkie dane są dostępne dla każdej faktury.

Faktury mają kluczowe znaczenie dla księgowości, ponieważ wykazują kwotę podatku, którą należy zapłacić.

Sprawdź także: 5 powodów, dla których warto ponownie ocenić swoje oprogramowanie księgowe - http://mojaksiegowa24.pl/faktury/5-powodow-dla-ktorych-warto-ponownie-ocenic-swoje-oprogramowanie-ksiegowe/xsde_uzir

Faktury a paragony

Faktury należy odróżnić od paragonów z kasy fiskalnej (choć można stosować faktury uproszczone, co zostanie wyjaśnione później). Ordynacja podatkowa stanowi, że nawet jeśli z przepisów odrębnych nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani wystawić fakturę na żądanie nabywcy, usługobiorcy lub innej osoby. Obowiązek ten nie dotyczy w pewnych okolicznościach rolników oraz w przypadkach określonych w przepisach dotyczących szczególnych procedur związanych z podatkiem VAT.

Jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone przed wykonaniem usługi lub dostawą, fakturę należy wystawić w ciągu 7 dni. Jeśli żądanie zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru, fakturę należy wystawić dopiero po upływie 7 dni od zgłoszenia żądania. Podatnik nie jest zobowiązany do wystawienia faktury w ciągu 3 miesięcy od daty wydania towaru lub wykonania usługi.

Faktury nie muszą zawierać wielu informacji. Obowiązkowe są jedynie następujące elementy:

• Imiona i nazwiska (nazwa i firma) oraz adresy zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy lub wykonawcy oraz odbiorcy usługi.
• Data wydania i numer seryjny
• Określenie rodzaju i ceny wykonanych towarów lub usług;
• Całkowita kwota należności wyrażona słownie i liczbowo

Na podatniku ciąży obowiązek numerowania kolejno rachunków oraz przechowywania ich kopii do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten ma zastosowanie do podatników, którzy są zobowiązani do żądania rachunków.

W przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału rachunku, na ponownie wystawionym rachunku należy umieścić słowo "DUPLIKAT" oraz datę ponownego wystawienia.

Należy jeszcze raz podkreślić, że faktury mogą być wystawiane nawet wtedy, gdy nie wymagają tego odrębne przepisy. Przepisy dotyczące rachunków nie mają zastosowania do faktur wystawianych w imieniu podatników podatku od towarów i usług.

Co powinno znaleźć się na fakturze?

Faktura powinna zawierać wiele elementów. Niektóre z tych elementów powinny mieć zastosowanie do wszystkich faktur. Niektóre elementy powinny być zamieszczane tylko w pewnych okolicznościach. Niektórych elementów nie należy umieszczać na fakturach. Inne mogą nie występować w pewnych okolicznościach. Artykuł 106e (ustawa o podatku od towarów i usług) reguluje zasady dotyczące pozycji na fakturach. Będziemy się do niego odwoływać kilkakrotnie w tym przewodniku. Warto o nim wspomnieć.

Faktury zazwyczaj wymagają następujących elementów:

• Data wystawienia
• Kolejny numer, podany w jednej lub kilku seriach, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę
• Nazwy podatnika, jak również adresy nabywców towarów i usług;
• Numer wykorzystywany do identyfikacji podatnika do celów podatkowych.
• Numer służący do identyfikacji odbiorcy towarów lub usług dla celów podatkowych lub podatku od wartości dodanej. Również nazwa, pod jaką otrzymał towary.
• Data dokonania lub zakończenia dostawy towarów i świadczenia usług lub data dokonania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, jeżeli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
• Nazwa (rodzaj) towarów i usług
• Miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub usług.
• Cena jednostkowa towarów i usług pomniejszona o kwotę podatku (cena netto);
• Kwota wszelkich obniżek cen lub rabatów, w tym rabatów za wcześniejszą płatność, które nie są uwzględnione w tej cenie jednostkowej netto.
• Transakcja obejmuje wartość dostarczonych towarów i wykonanych usług bez podatku (wartość sprzedaży netto).
• Procedury szczególne, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6, 7 i 9 ustawy o VAT, określają stawkę podatku lub stawkę podatku od wartości dodanej.
• Suma wartości sprzedaży netto w podziale na sprzedaż opodatkowaną poszczególnymi stawkami podatkowymi oraz sprzedaż zwolnioną od podatku;
• Suma podatku od sprzedaży netto, w podziale na kwoty związane z poszczególnymi stawkami podatkowymi.
• Należności ogółem.

Te piętnaście punktów będzie przywoływane wielokrotnie, ponieważ są one istotne na przykład przy korygowaniu faktur lub not korygujących.

W niektórych przypadkach przepisy wymagają również, aby faktura zawierała takie elementy, jak np:

• "metoda kasowa",
• "samofakturowanie",
• "odwrotne obciążenie",
• "mechanizm podzielonej płatności".

Wymagane mogą być również inne informacje, takie jak imię, nazwisko i adres przedstawiciela podatkowego, a także jego numer identyfikacji podatkowej (w przypadku faktur wystawionych w imieniu i na rzecz podatnika przez jego przedstawiciela podatkowego) lub szczegółowe informacje dotyczące nowego środka transportu, np. przebieg.

Jak już wspomniano, zdarzają się przypadki, gdy faktury nie zawierają pewnych danych. Na przykład numeru, za pomocą którego można zidentyfikować podatnika. W razie wątpliwości najlepiej odwołać się do art. 106e ustawy o VAT.

Cechy faktur

Ważne jest, aby pamiętać o cechach faktur. Dotyczy to zarówno elementów obowiązkowych, jak i autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności. Cechy te są określane przez podatnika. Autentyczność pochodzenia faktury nie jest gwarancją tożsamości podmiotu, który dostarczył towary lub usługi, ani wystawcy faktury. Z kolei integralność treści faktury oznacza, że dane, które powinny znaleźć się na fakturze, nie zostały zmienione.

Przepisy te nie precyzują, w jaki sposób należy chronić te cechy. Stwierdzają, że można je zagwarantować jedynie poprzez kontrole biznesowe, które ustanawiają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą lub dostarczeniem towarów lub usług. W przypadku faktur elektronicznych należy zachować autentyczność pochodzenia, a także integralność treści, zwłaszcza gdy są one wykorzystywane.

Podpisy elektroniczne są kwalifikowane

elektroniczna wymiana danych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu handlu danymi elektronicznymi, jeśli zawarta wymiana przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych

Krajowy System e-Faktur - w przypadku faktur ustrukturyzowanych otrzymanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur

Kopie i duplikaty faktur

Faktury są zazwyczaj wystawiane w dwóch egzemplarzach. Jeden otrzymuje nabywca, a drugi zatrzymuje podatnik, który dokonał sprzedaży. W przypadku dostaw objętych postępowaniem egzekucyjnym, wystawiane są trzy egzemplarze faktury. Jedna jest przeznaczona dla nabywcy, a druga dla podmiotu, który ją wystawił.

Możliwe jest również wystawianie faktur w formie elektronicznej. Faktury mogą być przesyłane drogą elektroniczną przez sprzedawcę lub upoważnioną przez niego do tego osobę trzecią. Obowiązują również inne zasady, w tym wspomniany wyżej tryb egzekucji oraz przypadki porozumień dotyczących wystawiania rachunków.

Istnieją dwie możliwości wystawiania duplikatów faktur w przypadku utraty lub zniszczenia faktury, z wyjątkiem przypadków, gdy zawarto porozumienia w sprawie wystawiania faktur lub procedury egzekucyjnej. Faktura jest wystawiana ponownie przez podatnika lub osobę trzecią upoważnioną przez niego do wystawiania faktur.

• Na żądanie nabywcy, zgodnie z danymi zawartymi na fakturze przechowywanej przez podatnika
• Zgodnie z danymi zawartymi na fakturze.
• Ponownie wystawiona faktura musi zawierać datę wystawienia. Może również zawierać słowo "DUPLIKAT", które do 2021 r. było jej obowiązkowym elementem.

Istnieją ograniczenia czasowe dotyczące wystawiania faktur

Fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towarów lub wykonano usługę. Obowiązuje jednak inna zasada, zgodnie z którą faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 60. dnia (do 2021 roku był to 30. dzień):

Dostawa towarów lub wykonanie usługi

Przed dostawą towarów lub wykonaniem usługi, otrzymanie zapłaty w całości lub w części.
Od tych zasad istnieją wyjątki. Szczegółowe informacje na temat wystawiania faktur zawiera art. 106i ustawy o VAT.

Obowiązek wystawiania faktur a zwolnienia z VAT

Generalnie podatnicy mają obowiązek wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż. Nie dotyczy to jednak zwolnień wynikających z szeregu przepisów (od art. 43 ust. 1 do art. 113 ust. 1 i 9) ustawy o VAT lub rozporządzeń wydanych na podstawie art. 82 ust. 3. Zwolnienia te mogą mieć charakter podmiotowy lub wynikać z niewielkiej wartości sprzedaży. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w artykule Rejestracja VAT - kiedy jest wymagana?

Podatnik musi wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, jeśli nabywca towarów i usług zażąda jej wystawienia w ciągu trzech miesięcy. Podstawą do wystawienia faktury jest data dostarczenia lub otrzymania towaru lub usługi. Rolników ryczałtowych obowiązują nieco inne przepisy, ale nie będziemy ich szczegółowo omawiać.

Podsumowanie

Jak widać, nawet tak pozornie prosta czynność jak wystawienie faktury wiąże się z wieloma obowiązkami i zasadami, których przestrzeganie może okazać się trudne. Ważne jest, aby przedsiębiorca współpracował z profesjonalnym księgowym.