Umowa najmu mieszkania - czy trzeba rejestrować w urzędzie skarbowym?

W mailach od czytelników bardzo często pojawia się pytanie o to, czy umowę najmu mieszkania powinno się za każdym razem rejestrować w urzędzie skarbowym. Wątpliwości pojawiają się bardzo często w sytuacji sporów między wynajmującym a najemcą, szczególnie w sytuacji, gdy z różnych powodów najemca grozi donosem do urzędu skarbowego.

Pytania tego typu bardzo często wynikają więc albo ze zbyt daleko idącej ostrożności lub że zwyczajnej niewiedzy i nieznajomości prawa. Tymczasem w rzeczywistości cała sprawa jest niezwykle prosta. W olbrzymiej większości przypadków (poza jedynym wyjątkiem związanym z tzw. najmem okolicznościowym) zawieranych umów najmu nie musimy rejestrować w urzędzie skarbowym. 

Obowiązek rejestrowania umów najmu w urzędzie skarbowym wynikał z obowiązującej jeszcze pod koniec lat 90 XX wieku Ustawy o opłacie skarbowej, zgodnie z którą od umów najmu należało uiścić opłatę. W praktyce jednak egzekwowanie tych zapisów było niezwykle skomplikowane ponieważ ustawa nie precyzowała w żaden sposób, kto ten podatek tak naprawdę miał zapłacić. Na szczęście 1 stycznia 2001 roku zarówno obowiązek zapłaty jak i zobowiązanie do rejestrowania umów najmu uchylono i budzące wątpliwości zapisy przestały obowiązywać. 

Opodatkowanie dochodów z najmu

Od momentu zmiany tych przepisów nie ma więc potrzeby ani rejestracji ani zgłoszenia gdziekolwiek takich umów najmu. Inaczej natomiast wygląda sam wybór formy opodatkowania dochodów uzyskiwanych z tego tytułu. Nie ma obowiązku zgłaszania nigdzie takiej umowy, jeżeli opodatkowanie będzie odbywać się na tak zwanych zasadach ogólnych. Jeżeli jednak chcemy rozliczać się w formie ryczałtu od przychodów, musimy złożyć odpowiednie oświadczenie u naczelnika Urzędu Skarbowego. Podobnie jest też przypadku kwartalnego rozliczania z takiego ryczałtu. 

Przychód z najmu w zeznaniu podatkowym

Niezależnie od wybranej formy rozliczenia w rocznym zeznaniu podatkowym musi znaleźć się przychód uzyskiwany z najmu. W zeznaniu podatkowym musimy uwzględnić nie tylko sam przychód oraz koszty jego uzyskania ale również przychody uzyskiwane przy opodatkowaniu ryczałtem, nawet wtedy, gdy sam przychód jest niższy niż koszty jego uzyskania, - czyli nawet wtedy, gdy nie ma konieczności odprowadzenia żadnego podatku. 

Umowa najmu okazjonalnego

Jest to jedyne odstępstwo od reguły i jedyny przypadek umowy najmu, w którym wynajmujący jest prawnie zobligowany do poinformowania  naczelnika Urzędu Skarbowego o rozpoczęciu takiej działalności. Jeżeli jesteśmy osobą fizyczną i nie prowadzimy działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali ciąży na nas obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy najmu okazjonalnego w terminie 14 dni od rozpoczęcia takiego najmu. Co prawda z niezgłoszeniem takiej umowy do naczelnika Urzędu Skarbowego nie wiąże się żadna odpowiedzialność ani żadne sankcje o charakterze karnoskarbowym czy też administracyjnym, ale jeżeli wynajmujący nie dopełni takiego obowiązku to traci jednocześnie część uprawnień względem najemcy, jakie mogłyby mu przysługiwać po zarejestrowaniu takiej umowy w urzędzie skarbowym. 

Jeżeli więc podpiszemy z kimś umowę najmu okazjonalnego i chcemy mieć uprawnienia zmieniania czynszu oraz chcielibyśmy korzystać ze swobody ustalania warunków najmu oraz mieć prawo do uproszczonej eksmisji po ustaniu stosunku najmu powinniśmy taką umowę zgłosić się w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu do naczelnika Urzędu Skarbowego właściwego ze względu na nasze miejsce zamieszkania. W innym przypadku, czyli jeżeli nie zgłosimy umowy do urzędu skarbowego,  wszystkie zapisy takiej umowy pomiędzy wynajmującym a najemca nie są wiążące dla najemcy. Jeżeli takie zapisy w umowie między wynajmującym a najemcą są w jakiś sposób sprzeczne z ustawą o ochronie praw lokatorów, to  nie są one automatycznie wiążące dla najemcy. Innymi słowy - zgłaszając fakt rozpoczęcia najmu okazjonalnego do Urzędu Skarbowego, wynajmujący zyskuje większą ochroną prawną i jest lepiej zabezpieczony na wypadek gdyby najemca nie wywiązywał się ze swoich zobowiązań.